Confidencialidad: por qué no guardamos ningún nombre

No guardamos ningún nombre porque todo lo que se archiva puede filtrarse algún día: por un error, por un ataque informático, por alguien que se marcha con una copia o por un heredero que abre una carpeta años después. En Lex Fati no hay fichero de clientes, ni lista de referencias, ni contactos con nombre completo en el teléfono; fuera de lo que la normativa de facturación obliga a conservar, no llevamos ningún registro con su nombre. La única lista que no puede filtrarse es la que no existe. Esa decisión tiene consecuencias muy concretas y le da, de paso, un criterio para preguntar a cualquier profesional qué guarda de usted.

En este artículo

1. Un archivo puede acabar teniendo un lector que nadie eligió
2. ¿No basta con proteger bien los datos?
3. Lo que cambia, en la práctica, cuando no hay fichero
4. ¿Qué precio tiene trabajar sin archivo?
5. Presentar una situación con lo mínimo
6. ¿Qué puede preguntar a cualquier profesional sobre la confidencialidad?
7. ¿Cómo puede ser discreto usted mismo?
8. ¿A quién contarlo, y cuánto?
9. Preguntas frecuentes

Un archivo puede acabar teniendo un lector que nadie eligió

Quien guarda un documento piensa en quién debe leerlo. Casi nunca piensa en quién lo leerá. Entre el día en que se escribe una ficha y el día en que se destruye, si es que llega a destruirse, pasan a su lado personas, máquinas y años que nadie tenía previstos. Las filtraciones rara vez empiezan con una mala intención: empiezan con una carpeta que sigue existiendo.

La primera vía es el error. Un correo que llega a quien no debía porque el programa autocompletó la dirección, un teléfono olvidado en un taxi, un documento compartido con un enlace que cualquiera puede abrir, una fotocopiadora de oficina que conserva en memoria lo que copia. Nadie quiso nada de eso, y lo que queda expuesto es exactamente lo mismo que si alguien lo hubiera querido.

La segunda es el ataque informático. Un despacho pequeño no tiene el departamento de seguridad de un banco, y quien busca información lo sabe. Además, un ataque no necesita apuntar a usted: basta con que su nombre esté en un ordenador que alguien ha decidido copiar o bloquear para pedir un rescate. Usted no era el objetivo, pero su nombre viaja con todo lo demás.

La tercera es la persona que se va. Una secretaria que cambia de empleo, un colaborador que se separa del despacho, un técnico externo que tuvo acceso a los ordenadores durante años. Casi todos se marchan sin llevarse nada. Lo que saben, en cambio, se va con ellos, y a veces también una copia que nadie recuerda haber hecho.

La cuarta es el tiempo, y es la que menos se tiene en cuenta. Quien guarda una carpeta se jubila, se muda, traspasa su despacho o fallece. Sus papeles pasan a un sucesor, a un trastero, a unos herederos que abren cajas sin saber qué contienen y que leen, sin ningún contexto, lo que usted contó en un momento difícil de su vida. Un fichero dura más que la discreción de quien lo creó.

¿No basta con proteger bien los datos?

Proteger los datos reduce el riesgo; no guardarlos lo suprime. Una contraseña, un cifrado, un armario con llave o un compromiso de confidencialidad hacen más difícil el acceso, y conviene que existan allí donde hay datos. Pero todos dependen de cosas que nadie controla por completo: un programa que hay que actualizar, un proveedor de servidores, una persona que conoce la clave.

Por eso desconfiamos de fórmulas como «máxima seguridad». Quien promete la máxima seguridad para un fichero promete algo que no depende solo de él: depende de su proveedor, de sus empleados, de su sucesor y, en parte, del azar. Nosotros hemos preferido que el objeto del riesgo no exista.

El secreto profesional merece una precisión. Abogados, notarios y médicos están obligados a guardar secreto, y quien lo quebranta se expone a sanciones. Pero el secreto prohíbe contar; no impide que un archivo se pierda o se copie. Contra la indiscreción está el secreto; contra el accidente, las medidas de seguridad que la ley también les exige, que reducen el riesgo sin suprimirlo.

Cada oficio guarda lo que su trabajo exige. Un abogado necesita un expediente, porque buena parte de su trabajo está en ese expediente; un notario custodia sus escrituras porque la ley se lo impone; un médico conserva sus informes. Nuestro trabajo no necesita ninguno de esos soportes, y por eso podemos permitirnos lo que ellos no pueden: no abrir ningún expediente. Explicamos en otra nota dónde termina el trabajo del abogado y por qué el suyo va siempre antes que el nuestro.

Lo que cambia, en la práctica, cuando no hay fichero

Una decisión así solo tiene valor si se nota en el día a día. Estas son sus consecuencias concretas, tanto las cómodas como las incómodas.

Dos personas, y nadie en medio

Lo que usted cuenta lo conocen Tony Alcalá y Patty García, y nadie más. No hay secretaría que reciba sus mensajes, ni asistente que lleve la agenda, ni intermediario que resuma su situación para otra persona. Quien le responde la primera vez es quien le responde la segunda. Lo detallamos en la página sobre quién conocerá su caso.

Esto tiene una consecuencia que conviene conocer de antemano. Cada conversación la lleva, de principio a fin, la misma persona. Si un día concreto no está disponible, la conversación se aplaza en lugar de pasar a otra. Es más lento, y es deliberado.

Ninguna lista, tampoco de referencias

No publicamos testimonios ni citamos casos, tampoco cambiando los datos. No existe una lista de nombres que enseñar a quien duda, ni unas iniciales en una página, ni una anécdota reconocible contada en una sobremesa. Lo que usted cuente no servirá nunca para convencer a otra persona.

A ningún particular le confirmamos ni desmentimos una relación profesional: ni a un familiar que pregunta, ni a un periodista, ni a quien le habló de nosotros. La respuesta es la misma para todos, y precisamente por eso no dice nada. Solo queda fuera lo que un juez o la Administración puedan exigir por ley; su abogado puede explicarle qué alcance tiene.

Por escrito, lo justo

Cuanto menos se escribe, menos hay que perder. Los mensajes sirven para concertar una conversación, acordar un lugar y una hora o responder a una pregunta concreta. Lo importante se habla. No hay boletín, ni lista de envío, ni ningún otro sitio en el que su dirección figure junto a la de otras personas.

Cuando hace falta un encuentro, el lugar y la hora forman parte del asunto y se acuerdan con el mismo cuidado que el resto. Nos desplazamos donde haga falta, o le recibimos si lo prefiere, sin membrete, sin tarjeta y sin motivo declarado. No hay sala de espera en la que coincidir con nadie.

Un formulario que no guarda lo que usted escribe

El formulario de admisión no almacena lo que usted escribe: al enviarlo se abre directamente una conversación de WhatsApp con la persona que le atenderá. No hay base de datos de solicitantes. Su mensaje llega al teléfono de esa persona como cualquier otro, con su número y su nombre de perfil: por eso bastan unas líneas, y lo importante se habla, no se escribe.

Si prefiere escribir desde otro número o con otro nombre, puede hacerlo. Y si comparte ordenador o navegador, recuerde que su historial conserva lo que envía. Para presentar una situación basta un nombre con el que dirigirnos a usted; no se piden apellidos, empresa, dirección ni documento alguno.

La excepción que impone la ley

Hay una excepción, y es mejor decirla que dejarla adivinar. Cuando hay trabajo hay factura, y lo que la normativa de facturación obliga a conservar se conserva durante el plazo que marca la ley. Es un documento contable, no un expediente: no recoge lo que usted contó. Cómo se acuerda el importe, siempre antes de empezar, lo explicamos en la página sobre cómo se factura.

¿Qué precio tiene trabajar sin archivo?

Lo pagamos nosotros, en primer lugar. En este terreno, el argumento que más convence es «he trabajado con alguien en su misma situación», y nosotros renunciamos a él. No podemos enseñarle nada parecido a su caso ni ponerle en contacto con alguien que hable por nosotros. La razón es sencilla: si le contáramos hoy el caso de otra persona, usted sabría ya lo que haríamos mañana con el suyo.

Lo paga también usted, y es justo reconocerlo. Tiene que formarse un juicio sin referencias, con lo que ve y con lo que oye. Tampoco podemos decirle si alguien de su entorno nos ha consultado: lo que no confirmamos a otros sobre usted, no se lo confirmamos a usted sobre nadie. Y si un día quiere retomar una conversación de hace tiempo, tendrá que volver a contar lo esencial, porque no hay carpeta que abrir.

A cambio, algunas cosas se comprueban pronto: que le responde una persona y no una centralita, que es la misma en la segunda conversación y que, cuando la respuesta es no, se la decimos sin rodeos. Otras solo se comprueban con el tiempo, como que nadie más mencione lo que usted dijo. Las demás señales las reunimos en la nota sobre cómo reconocer un trabajo serio en este terreno.

Presentar una situación con lo mínimo

El primer contacto sigue el mismo criterio. Si un día quiere presentarnos su situación, bastan unas líneas: la naturaleza del asunto, desde cuándo dura y qué ha intentado ya. Nada más. La conversación que se abre es directa, con Patty García, en español.

Escuchamos, evaluamos si podemos aportar algo y le decimos sí o no, con el motivo. Si es no, su nombre no pasa a ninguna lista de solicitudes ni de contactos pendientes. Si es sí, antes de empezar queda acordado qué haremos, durante cuánto tiempo y por qué importe cerrado. Lo explicamos paso a paso en la respuesta sobre qué ocurre antes de aceptar un caso.

Si su situación tiene todavía una parte jurídica, fiscal o médica que nadie ha examinado, se lo diremos en esa misma conversación. Ese profesional va primero, y nuestro trabajo, si llega, discurre en paralelo al suyo.

¿Qué puede preguntar a cualquier profesional sobre la confidencialidad?

La confidencialidad se anuncia con adjetivos y se comprueba con preguntas. Las que siguen sirven para un abogado, un asesor, una gestora de patrimonio, un médico o una consulta como la nuestra, y ninguna es descortés. La forma de la respuesta dice tanto como su contenido: quien lo tiene resuelto contesta sin titubear, y una fórmula general suele indicar que nadie se lo ha planteado.

1. «¿Quién conocerá mi nombre y mi situación?» Personas concretas: el profesional, su asistente, el técnico informático externo, el compañero que le sustituye en vacaciones.
2. «¿Qué guardan de mí, en qué formato y dónde?» Papel en un armario, un servidor propio, un servicio en la nube, el teléfono móvil de alguien.
3. «¿Durante cuánto tiempo, y qué ocurre después?» Un plazo y un procedimiento, no un «lo normal».
4. «¿Me citarán alguna vez como referencia, aunque sea sin nombre?» La única respuesta tranquilizadora es un no sin matices.
5. «¿Qué responden si alguien llama preguntando si soy cliente?» Debería ser la misma respuesta para cualquiera, incluido un familiar.
6. «¿Qué pasará con mis datos si usted se retira, traspasa el despacho o fallece?» La pregunta que casi nadie hace, y la que más revela.

La última merece una explicación. Los despachos se venden, se fusionan y se heredan, y con ellos sus archivos. Quien ha pensado en ello tiene una respuesta preparada; quien no, descubrirá la pregunta el día en que ya no pueda contestarla. Hacerla es una muestra de seriedad, y un profesional serio la recibe como tal.

Hay además un marco legal que conviene conocer. En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos le reconoce, entre otros, el derecho a saber qué datos personales suyos trata una organización y a pedir que se supriman, con excepciones como lo que la ley obliga a conservar. Qué alcance tiene ese derecho en su caso y cómo ejercerlo es cuestión de su abogado, que debe ser el primero en verlo si hay algo delicado en juego.

¿Cómo puede ser discreto usted mismo?

Una parte de la discreción no depende de ningún profesional, sino de usted y de su entorno. La vida de alguien con responsabilidades está llena de personas y de sistemas que ven pasar su información sin buscarla. Basta con repasarlos una vez, con calma, y decidir qué cambia.

Su agenda y su correo

Si una asistente gestiona su agenda o el departamento de informática administra su correo, lo que entra por ahí no es solo suyo. Para los asuntos personales, utilice una cuenta y un calendario personales, que no comparta con nadie y que no se sincronicen con los de la empresa. Una cita apuntada como «reunión» en una agenda compartida sigue diciendo dónde estaba usted y a qué hora.

Su teléfono

El teléfono es el archivo más completo que lleva encima, y el que menos vigila. Las notificaciones que aparecen con la pantalla bloqueada, las copias de seguridad en una nube familiar, los contactos que se sincronizan con el coche o con la tableta de casa: cada una es una ventana. Revise qué muestra la pantalla antes de introducir el código, qué nombre lleva cada contacto delicado y dónde se guardan sus copias.

Sus pagos

Un asunto personal se paga como un asunto personal. Si se carga a la empresa, el concepto pasa por la contabilidad, por quien la lleva y por quien la revisa. Cómo debe figurar cada gasto es cuestión de su asesor fiscal; lo que sí está en su mano es que un asunto privado no entre en circuitos que no lo son.

Sus papeles, y lo que quedará de ellos

Lo que vale para un despacho vale también para su casa. Diarios, cartas, correos impresos, notas guardadas en un cajón: lo que usted conserva lo leerán un día otras personas, sin el contexto que usted tenía al escribirlo. Merece la pena decidir en frío qué quiere que quede y qué no. Todo lo que tenga relevancia para su herencia o para sus obligaciones legales se decide con su notario y con su asesor, y nunca en una tarde de limpieza.

¿A quién contarlo, y cuánto?

La discreción de un asunto la fija la persona menos discreta de cuantas lo conocen. Cada persona que se añade trae consigo su propio círculo: su pareja, su amigo de confianza, su necesidad de desahogarse. No hace falta pensar mal de nadie para entenderlo; basta con recordar lo que uno mismo ha contado alguna vez «solo a una persona».

Eso no significa callarlo todo. Su abogado, su médico o su asesor deben saber lo que necesitan para hacer su trabajo, y están obligados a guardarlo. Callar ante ellos no protege nada y le deja sin la ayuda que le corresponde. La discreción consiste en elegir a quién se cuenta, no en dejar de contarlo.

Tampoco significa aislarse. Quien dirige una empresa o vive expuesto suele acabar con muy pocas personas con las que hablar con libertad, y ese silencio prolongado pesa en las decisiones. Lo describimos en la nota Nadie con quien hablar.

Una regla práctica antes de confiar algo delicado: pregúntese qué necesita contar realmente, y para qué. Muchas veces basta una parte, y lo que no se cuenta no necesita que nadie lo guarde.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos guarda Lex Fati de sus clientes?

No existe fichero de clientes. Fuera de lo que la normativa de facturación obliga a conservar, no hay registro, ni lista de referencias, ni contactos con nombre completo en el teléfono, y el formulario de la web no almacena lo que usted escribe, porque abre directamente una conversación privada. Lo que usted cuenta lo conocen dos personas, Tony Alcalá y Patty García, y no queda recogido en ningún expediente que otra persona pueda abrir.

¿Qué debo preguntar a un profesional sobre la confidencialidad?

Pregunte quién conocerá su nombre, qué guarda de usted, en qué formato y dónde, durante cuánto tiempo y qué ocurrirá con esos datos si se retira, traspasa el despacho o fallece. Pregunte también si le citará alguna vez como referencia y qué responde a quien llame preguntando por usted. Las respuestas precisas llegan enseguida; si solo recibe fórmulas generales, probablemente nadie se ha planteado la cuestión.

¿Puedo pedir que borren mis datos personales?

En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos le permite pedir a una organización que le informe de los datos personales suyos que trata y que los suprima, aunque hay excepciones, como lo que la ley obliga a conservar. Cómo se aplica en su caso y cómo ejercerlo es cuestión de su abogado. Antes de pedir la supresión, conviene preguntar qué se guarda exactamente y dónde.

¿Confirman ustedes a alguien que he sido cliente?

No. A ningún particular le confirmamos ni desmentimos una relación profesional: ni a un familiar, ni a un periodista, ni a la persona que le habló de nosotros. Solo queda fuera lo que un juez o una autoridad puedan exigir por ley. Para todos los demás la respuesta es la misma, y por eso no revela nada. Por la misma razón no publicamos testimonios ni citamos casos, tampoco cambiando los datos, y a usted tampoco le contaremos quién nos ha consultado antes.

¿Por qué no tienen testimonios ni referencias?

Porque un testimonio es un nombre, o una historia reconocible, puesto al servicio de una venta. Si utilizáramos el caso de otra persona para convencerle, usted sabría ya lo que haríamos mañana con el suyo. Renunciamos al argumento que más convence en este terreno a cambio de algo que usted irá comprobando por sí mismo: quién le responde, y que lo que usted contó no sale de ahí.

¿Tengo que dar mi nombre completo para ponerme en contacto con ustedes?

No. Para presentar una situación basta un nombre con el que dirigirnos a usted, unas líneas sobre la naturaleza del asunto, desde cuándo dura y qué ha intentado ya. La web no guarda lo que usted escribe: al enviar, se abre una conversación directa con quien le atenderá. Si más adelante se acuerda un trabajo, la factura llevará los datos que exija la normativa, y ninguno más.

← Todas las notas