Vertraulichkeit: warum wir keine Namen speichern

Wir speichern keine Namen, weil alles, was archiviert wird, eines Tages nach außen gelangen kann: durch einen Fehler, durch einen Hackerangriff, durch jemanden, der mit einer Kopie geht, oder durch einen Erben, der Jahre später einen Ordner aufschlägt. Bei Lex Fati gibt es deshalb keine Kundendatei, keine Referenzliste und keine Kontakte mit vollem Namen im Telefon; abgesehen von den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungen führen wir kein Verzeichnis mit Ihrem Namen. Die einzige Liste, die nicht durchsickern kann, ist die, die es nicht gibt. Diese Entscheidung hat sehr konkrete Folgen, und sie liefert Ihnen einen Maßstab: Sie können jeden Berater fragen, was er über Sie aufbewahrt.

In diesem Beitrag

1. Jede Akte kann einen Leser finden, den niemand ausgesucht hat
2. Reicht es nicht, Daten gut zu schützen?
3. Was sich im Alltag ändert, wenn es keine Kundendatei gibt
4. Was kostet es, ohne Archiv zu arbeiten?
5. Eine Anfrage, die mit dem Nötigsten auskommt
6. Was können Sie jeden Berater zur Vertraulichkeit fragen?
7. Wie bleiben Sie selbst diskret?
8. Wem erzählt man es – und wie viel?
9. Häufige Fragen

Jede Akte kann einen Leser finden, den niemand ausgesucht hat

Wer ein Dokument aufbewahrt, denkt daran, wer es lesen soll. Kaum jemand denkt daran, wer es lesen wird. Zwischen dem Tag, an dem eine Karteikarte angelegt wird, und dem Tag, an dem sie vernichtet wird – falls es diesen Tag überhaupt gibt –, vergehen oft Jahre, und Menschen und Geräte kommen mit ihr in Berührung, mit denen niemand gerechnet hat. Datenlecks entstehen selten aus böser Absicht. Sie entstehen, weil ein Ordner noch existiert.

Der erste Weg ist der Fehler. Eine E-Mail geht an den falschen Empfänger, weil das Programm die Adresse selbst ergänzt hat; ein Telefon bleibt im Taxi liegen; ein Dokument liegt mit einem Freigabelink in der Cloud, den jeder öffnen kann; ein Bürokopierer speichert auf seiner Festplatte, was er kopiert. Niemand hat das gewollt, und doch liegt danach genau dasselbe offen, als hätte es jemand gewollt.

Der zweite ist der Angriff. Eine kleine Kanzlei hat nicht die IT-Sicherheitsabteilung einer Bank, und wer an Informationen heranwill, weiß das. Ein Angriff muss sich auch gar nicht gegen Sie richten: Es genügt, dass Ihr Name auf einem Rechner liegt, den jemand kopiert oder verschlüsselt, um Geld zu erpressen. Sie waren nicht das Ziel, aber Ihr Name reist mit allem anderen mit.

Der dritte ist der Mensch, der geht. Die Sekretärin, die die Stelle wechselt, der Sozius, der die Kanzlei verlässt, der externe IT-Dienstleister, der jahrelang Zugang zu allen Rechnern hatte. Fast alle gehen, ohne etwas mitzunehmen. Was sie wissen, geht trotzdem mit ihnen – und manchmal auch eine Kopie, an die sich niemand mehr erinnert.

Der vierte ist die Zeit, und an diesen Weg denkt man am wenigsten. Wer einen Ordner verwahrt, geht in den Ruhestand, zieht um, übergibt seine Kanzlei oder stirbt. Seine Unterlagen landen bei einem Nachfolger, in einem Lagerraum, bei Erben, die Kartons öffnen, ohne zu wissen, was darin ist, und ohne jeden Zusammenhang lesen, was Sie in einer schwierigen Zeit Ihres Lebens erzählt haben. Eine Akte lebt länger als die Verschwiegenheit dessen, der sie angelegt hat.

Reicht es nicht, Daten gut zu schützen?

Schutz verringert das Risiko; wer keine Akte anlegt, beseitigt es. Ein Passwort, eine Verschlüsselung, ein abschließbarer Schrank oder eine Verschwiegenheitserklärung erschweren den Zugriff, und wo Daten liegen, sollte es sie geben. Aber alle hängen von Dingen ab, die niemand vollständig in der Hand hat: einem Programm, das aktualisiert werden muss, einem Anbieter, der die Server betreibt, einem Menschen, der das Passwort kennt.

Deshalb misstrauen wir Formeln wie „höchste Sicherheit“. Wer sie für eine Datei zusagt, sagt etwas zu, das nicht allein von ihm abhängt, sondern von seinem Anbieter, seinen Mitarbeitern, seinem Nachfolger und ein Stück weit vom Zufall. Wir haben uns dafür entschieden, dass der Gegenstand des Risikos gar nicht erst entsteht.

Zur beruflichen Schweigepflicht gehört eine Klarstellung. Anwälte, Notare, Ärzte und Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet; diese Pflicht ist gesetzlich verankert, und wer sie verletzt, muss mit Sanktionen rechnen. Aber sie verbietet das Weitererzählen; sie verhindert nicht, dass eine Akte verloren geht oder kopiert wird. Vor Indiskretion schützt die Schweigepflicht, vor dem Zufall nur Sicherheitsvorkehrungen, die das Gesetz ebenfalls verlangt; sie verringern das Risiko, beseitigen es aber nicht.

Jeder Beruf bewahrt auf, was seine Arbeit verlangt. Ein Anwalt braucht eine Handakte, denn seine Arbeit besteht zu einem guten Teil aus ihr; ein Notar verwahrt seine Urkunden, weil das Gesetz es vorschreibt; ein Arzt dokumentiert. Unsere Arbeit braucht nichts davon, und deshalb können wir uns leisten, was diese Berufe nicht können: keine Akte anzulegen. In einer eigenen Notiz beschreiben wir, wo die Arbeit des Anwalts aufhört und warum sie immer vor unserer kommt.

Was sich im Alltag ändert, wenn es keine Kundendatei gibt

Eine solche Entscheidung ist nur etwas wert, wenn man sie im Alltag bemerkt. Das sind ihre konkreten Folgen, die bequemen wie die unbequemen.

Zwei Menschen, niemand dazwischen

Was Sie erzählen, erfahren Tony Alcalá und Patty García, sonst niemand. Kein Sekretariat nimmt Ihre Nachrichten entgegen, keine Assistenz führt den Kalender, kein Vermittler fasst Ihre Lage für jemand anderen zusammen. Wer Ihnen beim ersten Mal antwortet, antwortet Ihnen auch beim zweiten. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreiben wir in der Antwort auf die Frage, wer von Ihrem Fall erfährt.

Das hat eine Folge, die Sie vorher kennen sollten. Jedes Gespräch führt von Anfang bis Ende die Person, die Sie gewählt haben. Ist sie an einem bestimmten Tag verhindert, wird das Gespräch verschoben, statt an jemand anderen überzugehen. Das ist langsamer, und es ist so gewollt.

Keine Liste, auch keine Referenzen

Wir veröffentlichen keine Erfahrungsberichte und nennen keine Fälle, auch nicht mit geänderten Angaben. Es gibt keine Namensliste für Zweifelnde, keine Initialen auf einer Website, keine wiedererkennbare Anekdote beim Abendessen. Was Sie uns erzählen, wird nie dazu dienen, einen anderen Menschen zu überzeugen.

Eine berufliche Beziehung bestätigen wir keiner Privatperson gegenüber, und wir dementieren sie auch nicht: weder einem Angehörigen, der nachfragt, noch einem Journalisten, noch der Person, die Ihnen von uns erzählt hat. Die Antwort ist für alle dieselbe, und gerade deshalb sagt sie nichts. Ausgenommen ist nur, was ein Gericht oder eine Behörde von Gesetzes wegen verlangen kann; wie weit das reicht, erklärt Ihnen Ihr Anwalt.

Schriftlich nur das Nötige

Was nicht geschrieben wird, kann nicht verloren gehen. Nachrichten dienen dazu, ein Gespräch zu vereinbaren, Ort und Uhrzeit abzustimmen oder eine konkrete Frage zu beantworten. Das Wesentliche wird besprochen. Es gibt keinen Rundbrief, keinen Verteiler und keine andere Stelle, an der Ihre Adresse neben anderen steht.

Wenn ein Treffen nötig ist, gehören Ort und Zeit zur Sache und werden mit derselben Sorgfalt vereinbart wie alles andere. Wir reisen an, wohin es nötig ist, oder empfangen Sie, wenn Ihnen das lieber ist: ohne Briefkopf, ohne Visitenkarte, ohne genannten Anlass. Es gibt kein Wartezimmer, in dem Sie jemandem begegnen könnten.

Ein Formular, das nicht speichert, was Sie schreiben

Das Aufnahmeformular speichert nicht, was Sie schreiben: Beim Absenden öffnet sich unmittelbar ein WhatsApp-Gespräch mit der Person, die Ihnen antworten wird. Es gibt keine Datenbank der Anfragenden. Ihre Nachricht landet wie jede andere auf dem Telefon dieser Person, mit Ihrer Nummer und Ihrem Profilnamen; deshalb genügen ein paar Zeilen, und das Wesentliche wird besprochen, nicht geschrieben.

Wenn Sie lieber von einer anderen Nummer oder unter einem anderen Namen schreiben möchten, ist das möglich. Und teilen Sie Rechner oder Browser mit anderen, denken Sie daran, dass der Verlauf festhält, was Sie absenden. Um Ihre Lage vorzustellen, genügt ein Name, mit dem wir Sie ansprechen können; Nachname, Firma, Anschrift oder Ausweis werden nicht abgefragt.

Die Ausnahme, die das Gesetz vorschreibt

Es gibt eine Ausnahme, und es ist besser, sie auszusprechen, als sie erraten zu lassen. Wo gearbeitet wird, wird eine Rechnung gestellt, und was für Rechnungen gesetzlich aufzubewahren ist, bewahren wir für die vorgeschriebene Frist auf. Das ist ein Buchhaltungsbeleg, keine Akte: Er enthält nicht, was Sie erzählt haben. Wie der Betrag vereinbart wird, immer vor Beginn, erklären wir auf unserer Fragenseite dazu, wie abgerechnet wird.

Was kostet es, ohne Archiv zu arbeiten?

Zuerst kostet es uns etwas. Das überzeugendste Argument in diesem Feld lautet „Ich habe schon mit jemandem in Ihrer Lage gearbeitet“, und darauf verzichten wir. Wir können Ihnen nichts zeigen, was Ihrem Fall ähnelt, und Sie an niemanden verweisen, der für uns spricht. Der Grund ist einfach: Würden wir Ihnen heute den Fall eines anderen erzählen, wüssten Sie schon, was wir morgen mit Ihrem täten.

Es kostet auch Sie etwas, und das gehört gesagt. Sie müssen sich ein Urteil ohne Referenzen bilden, aus dem, was Sie sehen und hören. Wir sagen Ihnen auch nicht, ob jemand aus Ihrem Umfeld bei uns war: Was wir anderen über Sie nicht bestätigen, bestätigen wir Ihnen über niemanden. Und wenn Sie ein Gespräch nach längerer Zeit wieder aufnehmen wollen, müssen Sie das Wesentliche noch einmal erzählen, weil es keinen Ordner gibt, den man aufschlagen könnte.

Dafür lässt sich manches früh prüfen: dass Ihnen ein Mensch antwortet und keine Zentrale, dass es im zweiten Gespräch derselbe ist und dass Sie ein Nein ohne Umschweife zu hören bekommen. Anderes zeigt erst die Zeit, etwa dass niemand sonst erwähnt, was Sie gesagt haben. Die übrigen Anzeichen haben wir in der Notiz Woran Sie seriöse Arbeit in diesem Feld erkennen zusammengetragen.

Eine Anfrage, die mit dem Nötigsten auskommt

Der erste Kontakt folgt demselben Gedanken. Wenn Sie uns Ihre Lage eines Tages vorstellen möchten, genügen ein paar Zeilen: worum es geht, seit wann es andauert und was Sie schon versucht haben. Mehr nicht. Das Gespräch, das sich dann öffnet, führen Sie direkt mit der Person, die Sie gewählt haben: mit Tony Alcalá auf Deutsch oder mit Patty García auf Spanisch.

Wir hören zu, prüfen, ob wir etwas beitragen können, und sagen Ihnen Ja oder Nein, mit Begründung. Bei einem Nein landet Ihr Name auf keiner Liste von Anfragen oder offenen Kontakten. Bei einem Ja wird vor Beginn festgelegt, was wir tun, wie lange und zu welchem festen Betrag. Schritt für Schritt steht das in unserer Antwort darauf, was geschieht, bevor wir einen Fall annehmen.

Hat Ihre Lage noch eine rechtliche, steuerliche oder medizinische Seite, die niemand geprüft hat, sagen wir Ihnen das im selben Gespräch. Diese Fachleute kommen zuerst, und unsere Arbeit läuft, wenn es dazu kommt, parallel zu ihrer.

Was können Sie jeden Berater zur Vertraulichkeit fragen?

Vertraulichkeit wird mit Adjektiven angekündigt und mit Fragen geprüft. Die folgenden taugen für einen Anwalt, einen Steuerberater, eine Privatbank, einen Arzt oder eine Beratung wie unsere, und keine davon ist unhöflich. Wie geantwortet wird, sagt so viel wie die Antwort selbst: Wer das Thema durchdacht hat, antwortet ohne Zögern, und eine allgemeine Formel verrät meist, dass sich niemand die Frage je gestellt hat.

1. „Wer erfährt meinen Namen und meine Lage?“ Konkrete Menschen: der Berater selbst, seine Assistenz, der externe IT-Dienstleister, der Kollege, der ihn im Urlaub vertritt.
2. „Was bewahren Sie über mich auf, in welcher Form und wo?“ Papier im Schrank, ein eigener Server, ein Cloud-Dienst, das Mobiltelefon eines Mitarbeiters.
3. „Wie lange, und was geschieht danach?“ Eine Frist und ein Verfahren, kein „wie üblich“.
4. „Werden Sie mich je als Referenz nennen, und sei es ohne Namen?“ Beruhigend ist nur ein Nein ohne jede Einschränkung.
5. „Was antworten Sie, wenn jemand anruft und fragt, ob ich bei Ihnen Mandant bin?“ Die Antwort sollte für alle dieselbe sein, auch für Angehörige.
6. „Was geschieht mit meinen Daten, wenn Sie in den Ruhestand gehen, Ihre Kanzlei verkaufen oder sterben?“ Die Frage, die fast niemand stellt – und die am meisten verrät.

Die letzte verdient eine Erklärung. Kanzleien und Praxen werden verkauft, zusammengelegt und vererbt, und mit ihnen ihre Archive. Wer darüber nachgedacht hat, hat eine Antwort parat; wer nicht, entdeckt die Frage an dem Tag, an dem er sie nicht mehr beantworten kann. Sie zu stellen zeugt von Sorgfalt, und ein seriöser Berater nimmt sie genau so auf.

Dazu kommt ein rechtlicher Rahmen, den Sie kennen sollten. In der Europäischen Union gibt Ihnen die Datenschutz-Grundverordnung unter anderem das Recht, zu erfahren, welche personenbezogenen Daten eine Stelle über Sie verarbeitet, und deren Löschung zu verlangen, mit Ausnahmen etwa für das, was gesetzlich aufbewahrt werden muss. Wie weit dieses Recht in Ihrem Fall reicht und wie Sie es geltend machen, klärt Ihr Anwalt, und er sollte als Erster gefragt werden, wenn etwas Heikles auf dem Spiel steht.

Wie bleiben Sie selbst diskret?

Ein Teil der Diskretion hängt von keinem Berater ab, sondern von Ihnen und Ihrem Umfeld. Im Leben eines Menschen mit Verantwortung gibt es viele Personen und Systeme, an denen seine Informationen vorbeilaufen, ohne dass jemand danach sucht. Es lohnt sich, sie einmal in Ruhe durchzugehen und zu entscheiden, was sich ändern soll.

Kalender und E-Mail

Wenn eine Assistenz Ihren Kalender führt oder die IT-Abteilung Ihr Postfach verwaltet, gehört das, was dort ankommt, nicht mehr nur Ihnen. Für Privates nutzen Sie besser ein eigenes Postfach und einen eigenen Kalender, die Sie mit niemandem teilen und die nicht mit denen des Unternehmens abgeglichen werden. Ein Termin, der im geteilten Kalender nur „Besprechung“ heißt, verrät trotzdem, wo Sie wann waren.

Das Telefon

Ihr Telefon ist das vollständigste Archiv, das Sie bei sich tragen, und das am wenigsten bewachte. Mitteilungen auf dem Sperrbildschirm, Sicherungskopien in einer Familien-Cloud, Kontakte, die sich mit dem Auto oder dem Tablet zu Hause abgleichen: Jedes davon ist ein Fenster. Prüfen Sie, was der Bildschirm zeigt, bevor jemand den Code eingibt, unter welchem Namen heikle Kontakte gespeichert sind und wo Ihre Sicherungen liegen.

Zahlungen

Private Angelegenheiten bezahlt man privat. Läuft eine solche Ausgabe über die Firmenkreditkarte, geht der Buchungstext durch die Buchhaltung, durch die Steuerkanzlei und durch jede spätere Prüfung. Wie eine Ausgabe zu verbuchen ist, entscheidet Ihr Steuerberater; in Ihrer Hand liegt, dass eine private Sache nicht in Abläufe gerät, die nicht privat sind.

Ihre Papiere – und was von ihnen bleibt

Was für eine Kanzlei gilt, gilt auch für Ihr Zuhause. Tagebücher, Briefe, ausgedruckte E-Mails, Notizen in einer Schublade: Was Sie aufbewahren, werden eines Tages andere lesen, ohne den Zusammenhang, den Sie beim Schreiben hatten. Es lohnt sich, in Ruhe zu entscheiden, was bleiben soll und was nicht. Alles, was für Ihren Nachlass – in Österreich die Verlassenschaft – oder für gesetzliche Aufbewahrungspflichten von Bedeutung ist, klären Sie mit Ihrem Notar und Ihrem Steuerberater und nie nebenbei bei einer Aufräumaktion.

Wem erzählt man es – und wie viel?

Wie diskret eine Sache bleibt, entscheidet der am wenigsten Verschwiegene unter denen, die davon wissen. Jeder, der hinzukommt, bringt seinen eigenen Kreis mit: den Ehepartner, den besten Freund, das eigene Bedürfnis, sich einmal auszusprechen. Man muss niemandem Schlechtes unterstellen, um das zu verstehen; es genügt, sich an das zu erinnern, was man selbst schon einmal „nur einer Person“ erzählt hat.

Das heißt nicht, alles zu verschweigen. Ihr Anwalt, Ihr Arzt und Ihr Steuerberater müssen wissen, was sie für ihre Arbeit brauchen, und sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihnen gegenüber zu schweigen schützt nichts und nimmt Ihnen die Hilfe, die Ihnen zusteht. Diskretion heißt auszuwählen, wem man etwas erzählt, nicht, es niemandem zu erzählen.

Es heißt auch nicht, sich abzuschotten. Wer ein Unternehmen führt oder in der Öffentlichkeit steht, hat oft nur noch sehr wenige Menschen, mit denen er frei sprechen kann, und dieses lange Schweigen lastet auf Entscheidungen. Darüber schreiben wir in der Notiz Niemand zum Reden.

Eine Faustregel, bevor Sie jemandem etwas Heikles anvertrauen: Fragen Sie sich, was Sie wirklich erzählen müssen und wozu. Oft genügt ein Teil, und was nicht erzählt wird, muss niemand für Sie hüten.

Häufige Fragen

Welche Daten speichert Lex Fati über seine Klienten?

Es gibt keine Kundendatei. Abgesehen von den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungen führen wir kein Verzeichnis, keine Referenzliste und keine Kontakte mit vollem Namen im Telefon, und das Formular der Website speichert nicht, was Sie schreiben, sondern öffnet unmittelbar ein privates Gespräch. Was Sie erzählen, erfahren zwei Menschen, Tony Alcalá und Patty García, und es landet in keiner Akte, die jemand anderes aufschlagen könnte.

Was sollte ich einen Berater zur Vertraulichkeit fragen?

Fragen Sie, wer Ihren Namen erfährt, was über Sie aufbewahrt wird, in welcher Form und wo, wie lange, und was mit diesen Daten geschieht, wenn der Berater in den Ruhestand geht, seine Kanzlei verkauft oder stirbt. Fragen Sie auch, ob er Sie je als Referenz nennen wird und was er antwortet, wenn jemand nach Ihnen fragt. Präzise Antworten kommen sofort; hören Sie nur allgemeine Formeln, hat sich wahrscheinlich niemand die Frage gestellt.

Kann ich verlangen, dass meine Daten gelöscht werden?

In der Europäischen Union gibt Ihnen die Datenschutz-Grundverordnung das Recht, Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, die eine Stelle über Sie verarbeitet, und deren Löschung zu fordern, mit Ausnahmen etwa für gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Wie das in Ihrem Fall gilt und wie Sie es geltend machen, klärt Ihr Anwalt. Bevor Sie die Löschung verlangen, lohnt die Frage, was genau wo gespeichert ist.

Bestätigen Sie jemandem, dass ich bei Ihnen war?

Nein. Eine berufliche Beziehung bestätigen wir keiner Privatperson gegenüber, und wir dementieren sie auch nicht: weder Angehörigen noch Journalisten noch der Person, die Ihnen von uns erzählt hat. Ausgenommen ist nur, was ein Gericht oder eine Behörde von Gesetzes wegen verlangen kann. Für alle anderen ist die Antwort dieselbe und verrät deshalb nichts. Aus demselben Grund veröffentlichen wir keine Erfahrungsberichte und nennen keine Fälle, auch nicht mit geänderten Angaben, und auch Ihnen erzählen wir nicht, wer uns vor Ihnen aufgesucht hat.

Warum veröffentlichen Sie keine Referenzen?

Weil eine Referenz ein Name oder eine wiedererkennbare Geschichte ist, die in den Dienst eines Verkaufs gestellt wird. Würden wir den Fall eines anderen nutzen, um Sie zu überzeugen, wüssten Sie schon, was wir morgen mit Ihrem täten. Wir verzichten auf das überzeugendste Argument in diesem Feld und setzen auf etwas, das Sie selbst nach und nach prüfen: wer Ihnen antwortet und ob das, was Sie erzählt haben, dort bleibt.

Muss ich meinen vollen Namen angeben, um eine Anfrage zu stellen?

Nein. Für eine Anfrage genügen ein Name, mit dem wir Sie ansprechen können, und ein paar Zeilen dazu, worum es geht, seit wann es andauert und was Sie schon versucht haben. Die Website speichert nicht, was Sie schreiben: Beim Absenden öffnet sich ein direktes Gespräch mit der Person, die Ihnen antwortet. Kommt später eine Zusammenarbeit zustande, enthält die Rechnung die Angaben, die die Vorschriften verlangen, und keine weiteren.

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